大学学生档案管理办法

　　随着社会不断地进步，很多地方都会使用到制度，制度是指一定的规格或法令礼俗。拟起制度来就毫无头绪？以下是小编精心整理的大学学生档案管理办法，仅供参考，希望能够帮助到大家。

　　学生档案是如实记载学生在校期间学习、生活、成长的记录，为了贯彻党的教育方针，真正落实国家颁布的《教育法》，加强对学生的思想教育和各方面的管理；更好地了解、考察和培养学生为学生毕业后用人单位的录用起到积极的作用；为了准确无误的整理保管每一名学生的档案材料内容，特制定本办法

　　一、管理原则

　　学生档案管理实行全校学生档案集中统一管理，切实维护学生档案的完整性和真实性。

　　二、学生档案归档范围

　　1、学生高考资料

　　2、高等学校毕业生体检表

　　3、高等学校毕业生登记表

　　4、入团志愿书

　　5、入党申请书、志愿书及考核、培养、调查材料

　　6、学生奖惩材料

　　7、学生学籍异动材料

　　8、成绩总表

　　9、学生教育实习、毕业实习考核成绩评定表

　　10、其它

　　三、学生档案管理人员工作职责

　　1、负责对各学院、部门的学生档案材料的整理进行指导、督促，在每年十二月对学生档案的收集整理进行检查、考核。

　　2、积极提供利用并办理档案的查阅。

　　3、保管好学生档案，遵守保密制度，保证学生档案的安全。

　　4、做好学生档案的进出、交接和转递工作。

　　5、办理其他有关事宜。

　　四、部门学生档案管理工作职责

　　1、各学院按各自职责范围收集和整理相关学生档案材料。

　　2、学生档案材料一律用钢笔或毛笔书写。

　　3、学生在校期间形成的档案材料由各学院收集保管，并在每年十一月底以前完成上一学年度形成的档案材料的整理。

　　五、学生档案的查阅

　　1、查阅人需持有关证件在阅览室查阅，不允许将档案带出阅览室。

　　2、查档人不允许在档案上圈划、涂抹、篡改、批注，不得抽出档案材料，不得向无关人员泄露档案内容。

　　3、档案原则上不外借，如必须借出使用时，要说明理由，经主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还。

　　4、查阅学生档案一般限对学工处、保卫处、教务处、各学院。

　　六、学生档案的交接与转递

　　1、每年各类招生结束后，有关部门（招生办或教务处）应及时将学生档案移交。移交过程中，必须认真清点、核对，并办理交接手续。

　　2、招生过程中和招生结束后，凡涉及学生退档，须经招生办同意后，办理有关退档手续。

　　3、学生毕业派遣后，学生管理科在一个月内将档案转至毕业生就业单位或学生入学时的'生源所在地毕业生分配办公室或人才交流机构，如有特殊情况，需将档案保留在校的，经有关部门同意后，按学校代管档案办法办理。

　　4、档案转递应办理登记手续，填写“转递通知单”，通过机要（特快专递）转递档案，“转递通知单”回执返回后应及时整理并归档备查。

　　5、学生档案转出一律不对学生个人和家长。档案接收单位到校领取档案必须持有公函，并由领取人签名。

　　（1）学生转学，应凭转学审批表和招生录取名单，办理档案的转出或转入手续；

　　（2）学生考入高一级院校，凭录取学校的录取通知书或调档函办理档案转出手续；

　　（3）根据国家关于毕业生就业政策的规定，逾期未落实工作单位的学生档案将转至生源所在地毕业生就业主管部门保管；

　　（4）档案的转递应由工作人员专送或通过机要邮寄，学生本人或其委托人不得自带。

　　一、 实验中心（室）工作档案管理的内容

　　1、 实验中心（室）概况：学校和业务主管部门下发的实验中心（室）建设与管理的有关文件和资料。实验中心（室）建设与发展规划，实验中心（室）占用的房间数、面积及改造等资料。

　　2、 实验中心（室）任务：实验教学大纲、实验教学进度表、实验课程及项目、每学期实验教学任务及实验开课记录、实验教学科表及实验项目统计、实验教学的'考核方法及历年试题、实验报告等有关记录，承担的科研和社会服务项目及工作量。

　　3、 实验中心（室）仪器设备、低制耐用品及材料：仪器设备的固定资产帐、卡、分户统计帐、低制耐用品分户帐、领用单、使用维修记录、技术资料等，大型仪器设备的论证报告、订货合同、安装验收报告、损坏维修记录说明书、使用记录、说明书等，材料领用记录等。

　　4、 实验中心（室）管理制度和工作记录：实验中心（室）人员岗位责任制、实验中心（室）专职人员工作日志、实验中心（室）研究活动记录、人员考核记录、培训计划及实施情况，实验中心（室）工作计划、研究论文、成果鉴定证书、自制或改造的实验仪器设备装置的验收报告等。

　　5、 实验中心（室）经费使用：实验中心（室）年度仪器设备购置、实验材料消耗、仪器设备维修、条件建设等经费支出情况统计、实验中心（室）年度科研项目、对外培训、测试、技术协作、劳务等收入情况统计资料。

　　6、 实验中心（室）每年上报的各种统计报表。

　　二、 实验中心（室）工作立卷归档的管理

　　1、 实验中心（室）及设备管理工作法规、制度文件卷：

　　（1）国家及国家教育部与各部位、市教委有关实验中心（室）工作的法规文件；

　　（2）学校有关实验中心（室）发展建设与改革等文件；

　　（3）实验中心（室）建制审批（含实验中心或实验室建立、合并、调整、撤消等）文件；

　　（4）实验中心（室）管理的各项规章制度；

　　（5）实验中心（室）建设发展规划；

　　（6）实验中心（室）年度工作总计及实验中心（室）内工作人员考核表等。

　　2、以学校名义向上级部门定期或不定期报出的实验中心（室）工作的各种报告、报表或数据卷：

　　A.实验中心（室）基本情况类

　　（1）学校各实验中心（室）任务及人员情况学年度传送数据与报表；

　　（2）学校实验项目学年度数据传送数据与报表；

　　（3）学校专职实验工作人员学年度数据传送数据与报表；

　　（4）学校基础课教学实验中心（室）基本情况学年度数据传送数据与报表。

　　B、设备管理类

　　（1）学校各实验中心（室）教学科研硬件与软件建设与使用年度数据传送数据与报表；

　　（2）学校各实验中心（室）教学科研硬件与软件增减情况传送数据与报表；

　　3、实验中心（室）管理卷：

　　（1）实验中心（室）环境条件的增扩与实验中心（室）改革方案文件；实验中心（室）工作的评估；实验中心（室）工作人员及其变更情况；实验中心（室）管理方面的重要实施细则；实验中心（室）主任工作守则与工作人员岗位责任制等；

　　（2）仪器设备固定资产卡片；

　　（3）大型精密贵重硬件、软件技术档案。如申购可行性报告、订货合同、装箱单、使用说明书、技术资料、验收报告及其履历本、降等降级报告和报损报废等资料。（其中使用说明书和技术资料经校档案室建档后可由实验中心或实验室借用保管）。

　　4、实验教学管理卷：

　　（1）实验教学大纲、教材、讲义、实验指导书；

　　（2）每学年度实验教学进度计划表；

　　（3）实验项目（题目）的更新、改造与淘汰等资料；

　　（4）实验教学课程、项目（题目）卡片（统一建立实验项目库）。

　　三、实验中心（室）工作档案管理

　　1、本制度适用于西南财经大学各级各类实验中心、实验室。

　　2、实验中心（室）档案管理应在学校档案馆的指导下进行，各单位要有专人负责此项工作，单位主管领导要认真负责档案管理及监督检查工作。

　　3、实验中心（室）工作档案，从实验中心（室）建立之日起开始建档，并逐年积累，严加保管。

　　4、各单位根据实验中心（室）工作档案的内容进行统计整理、编目、立卷、定期归档。

　　5、严格执行实验中心（室）档案借阅手续，实验中心（室）主任及具体管理人员变动时，必须及时办理移交手续。

　　6、本制度自下发之日起施行。由经济管理实验教学中心负责解释。

　　一、日常档案工作办法

　　1、校学生会档案是学生会的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字与图像声像资料，是校学生会至关重要的公共财产。档案内容不得随意公示、复制。

　　2、校学生会档案由办公室分类统一管理;各部门档案由各部门部长整理，秘书处监督管理，每一学期各部门将进行一次档案清理，将有关资料归档备案。

　　3、校学生会档案包括人事档案,工作档案,财务档案及活动档案。

　　4、各部门策划筹备的各项活动的所有资料，必须一式两份办公室处存档，以备查找。

　　5、档案形式要求：对于各部文档案，应有文本和电子两种版本。对于磁盘、磁带,CD,VCD等介质，向办公室索取档案带，待总结完后一并上缴。

　　6、档案上缴日期：在该项活动结束后一周内。

　　7、档案上交时由办公室签收。

　　二、档案内容要求：

　　（一）人事档案 包括个人履历简介、年度工作鉴定，以及其它有关材料,由主席团负责考察记录。

　　l、个人履历简介是校学生会成员的基础档案，由有关个人及部门填写。

　　2、年度工作鉴定是对大学学生会成员每年工作的评定，一式三份，每年由大学学生会送一份到被鉴定人所在学院，作为评定奖学金、评选三好生、优秀学生会干部的依据之一。

　　3、工作鉴定是大学学生会成员免职或毕业离校时对其总体工作的鉴定，由学校有关部门存入该学生档案。

　　（二）工作档案 包括校学生会工作目录，各部门工作档案，上级及外单位来文以及其它有关档案，由办公室整理保管。

　　l、大学学生会工作目录是校学生会的大事记，按日期顺序记录，并标上详细内容所在有关档案的页码。

　　2、各部门将其各项工作指示、活动通知、会议文件、决定、建议意见、经验总结等认真详实地加以记载，由分管主席定期检查并交给办公室整理后将重大事项列入工作目录。

　　（三）财务档案 包括账目、现金收支表、各种有关票据、表格等，由主席团负责，定期检查，详见财务制度。

　　（四）活动档案

　　1、活动档案内容包括活动企划书；活动筹备情况；活动及进程结果；活动新闻稿,照片等各种文字与图像资料。

　　2、 活动结束后由主办部门及时写出工作总结，并与以上材料一起及时办公室归档。

　　三、档案查阅办法

　　1、查阅要求:

　　1) 各部门可以根据工作所需向秘书要借阅有关文件，但不得将有关文件作非工作之用。

　　2) 各部门借阅文件后，应保持文件的`完整、清洁，不得在文件上乱涂乱写，并且应该及时归还，若有遗失应做出书面检讨，主席团会做出相应的警告、批评。

　　3) 查阅前请对照办公室档案清单，明确档案名称及档案号。

　　4) 认真填写索档单，并由部长以上签名。

　　5) 各部在指定时间办理查档手续，并同时告知办公室归还日期。

　　6) 档案阅毕后请及时归还，过期不还办公室有权进行查询并作相应处理。

　　2、借阅手续：

　　（1）借阅档案必须有证明，由主席团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。

　　（2）借阅档案应办理登记手续（包括编号、内容、时间、借阅人员、记录人），做到责任落实到个人。

　　（3）借阅时间不得超过一周（主席团同意除外），延期归还由办公室给予口头警告、批评。

　　（4）复制文件必须征得主席团的同意。